Réunion 9 (7.3)

Rapport de la réunion du 7 mars 2008


0. Ordre du jour
1. Etat des comptes
2. Contact avec Laurent Compaoré
3. Lasagnes
4. Vieux papiers
5. Souper FJA
6.Rotary
7.Communion
8.Ardennes Trophy
9.Marche parrainée
10.Sponsor
11.Tombola
12.Fédé
13.Cabaret
14.Vaccins
15. Formation sur le choc culturel
16. Divers

1. Etat des comptes

Bref récapitulatif de l’état du compte Pio
Somme des acomptes versés par les parents : 1650€
Vieux papiers : 607€
Versement de l’école libre : 750€
Tombola de la Fête d’Unité de Theux : 250,6€
Bar pio + Cave à bières+ Bougies+ Gui : 998€
Service à l’anniversaire à Becco : 362,61€
Reste du compte pio 2006-2007 : 400€

TOTAL : 5018,21€ (- 1650€ d’acompte = 3368,21€)

Il faut aussi ajouter à cela ce que nous avons gagné au Carnaval de Sart.

2. Contact avec Laurent Compaoré

Laurent Compaoré (responsable de l’ADC) a pris contact avec Linsang concernant les assurances et les billets d’avion.
 En ce qui concerne l’assurance, nous ne sommes couverts ni par l’assurance de la fédération ni par une assurance de l’ADC. Il faut donc TOUS s’assurer de notre côté. J’ai pris qques renseignements à ce sujet : la Responsabilité Civile est comprise dans l’assurance familiale, l’assurance rapatriement est reprise dans une assurance de type « assistance » (Touring, Europ, Dexia,…). Vérifiez donc vos contrats d’assurance pour voir si ces points y figurent.
En ce qui concerne les billets d’avion : le prix est fixé à 749€. Nous pouvons emporter 10kg en cabine et 40kg dans la soute pour le matériel que nous aurons récolté (tissus, stylo, t-shirt, médicaments, ordinateurs, livres scolaires, sacs,…). Le poids est plus ou moins illimité étant donné que plusieurs groupes partent pour le BF cet été. /!\ Pour fin mars-début avril, nous demandons à tous les parents (animateurs aussi) de verser le reste de leur part pour que tout le monde ait finalement versé 400€ afin de pouvoir payer les billets. Donc vous versez en fonction de l’acompte que vous avez déjà donné.
Dans son mail, Laurent nous parle aussi un peu du programme sur place : organisation et participation à des matchs de foot (mixtes), chant, apprentissage de nos méthodes scoutes (révisez vos nœuds !).
Nous nous mettons dés maintenant à la recherche de matériel (tissus, livres scolaires, crayons, etc).

3. Lasagnes

La livraison a été effectuée le samedi 8 mars. Cette opération devrait avoir rapporté environ 1300€.

4. Vieux papiers

Après maintes discussions, la décision est prise de ne plus aller ramasser les papiers les jours précédents les collectes. Chacun demande à son entourage et voisinage de garder les vieux papiers pour nous. Ce mercredi (12/3) à 15h, un groupe de pios accompagné de Sajou va aller vider la pièce à archive de l’école de La Reid. Ce groupe est composé d’Ibis, Furet, Isatis, Touraco et Brocard.
La prochaine « mission vieux papiers » aura lieu le samedi 5 avril. Comme la dernière fois, chargement des camionnettes le vendredi soir et puis déchargement à Verviers. Nous aurons besoin de bras…et de camionnettes !

5. Souper FJA

Le 5 avril toujours, souper de la FJA (Fédération des Jeunes Agriculteurs) à Cornesse. Ils ont besoin de gens pour servir en salle et faire la plonge. Se sont proposés pour y aller : Daguet, Jagui, Margay, Ecureuil, Caracal, Milan et Ibis). Plus d’infos via Eyra.

6. Souper Rotary

Le mercredi 21 mai à 19h30 souper du Ladies Circle de Malmédy chez Robberts. Isatis, Furet, Daguet et Linsang assureront le service. Les dames du Club donneront 35€/pers. Notons qu’elles ont été séduites par la présentation des 2 pios (Isatis et Brocard si mes souvenirs sont bons) et qu’elles sont contentes de pouvoir nous aider de cette manière.
Rotary de Pepinster-Theux : Ecureuil et Milan iront présenter notre projet lors de la réunion hebdomadaire (le 17 mars). La date du souper lasagnes avec les Rotariens sera vraisemblablement fixée ce jour-là aussi. Monsieur Nève de Mévergnies nous laisse la salle qu’il possède à La Reid pour accueillir les rotariens. Notons aussi que si nous cherchons encore des fonds, le Rotary de Pepinster-Theux pourrait aussi débloquer de l’argent.
Lions Club de Spa : ils seraient aussi intéressés par notre projet. Isatis nous tient au courant.
Lions Club d’Aubel : ils ont déjà un projet au BF. Monsieur Massart nous conseille de prendre contact avec eux. Palo s’en charge.

7. Communion

Le 10 mai, on a besoin de 3 pios pour servir à une communion (feu, barbecue, vaisselle). Brocard, Milan et Touraco se sont désignés. Renseignements auprès de Mme Charlier.

8. Ardennes Trophy

Le 12 mai, nettoyage des douches après l’Ardennes Trophy. TOUS LES PIOS DOIVENT ETRE PRESENTS…petite surprise à la clé  ! Confirmation de l’heure auprès de Caracal mais d’autres infos suivront.

9. Marche parrainée

Elle se déroulera le 12 ou le 26 avril, selon la date de la fête d’Unité. Linsang nous expose son plan d’action : 2 animateurs et 2 pios réalisent les fiches à distribuer aux jeunes de l’Unité ainsi qu’une petite présentation adaptée à chaque section. Margay, Daguet, Linsang et Palo se chargent de ça…
Le jour de la marche, l’intendance sera assurée par l’EDAP (Equipe D’Animation Paroissiale).

10. Sponsors

La lettre circule : Palo l’a écrite, l’a envoyée à Linsang qui devait l’envoyer à Sajou mais qui va l’envoyer à Palo… Vous suivez ? Soit : ça avance ! Palo se renseigne tout de même pour des t-shirts au logo des entreprises prêtes à nous sponsoriser. Qui peut se renseigner auprès de journaux locaux quant à la parution d’un article sur le poste dans lequel nous pourrions remercier nos sponsors ?

11. Tombola

Beaucoup de lots ! Une vingtaine chez Malmendier (dont 2 paniers contenant des produits d’Aubel), la tondeuse, le broyeur et le coupe-bordures chez Laviolette (on n’ oublie pas de faire circuler le nom des donateurs…), une soixantaine chez Charlier, un bon paquet aussi chez Goblet, une dizaine chez Fransolet, une autre vingtaine chez Robberts et encore quelques autres chez Beauve et chez Renard.
Après discussions, les tombolas s’organiseront de cette façon :
 Pour la tombola du cabaret : le coupe-bordure et les petits lots
 Pour la tombola de la fête d’unité : la tondeuse, le broyeur et le reste des lots (et ceux que l’on aura trouvé d’ici là).
Le responsable de la tombola pour le cabaret est monsieur Robberts (Palo a donné les tickets à Linsang).

12. La fédé

Linsang a rencontré l’ (ex-) chef de Région qui lui a expliqué pourquoi la Fédé ne nous suivait pas dans cette aventure. Deux raisons : premièrement, l’année pio ne se résume qu’à une recherche d’argent lors de ce type de projet et deuxièmement la fédé pense que le choc culturel est trop important, ça ne rentre pas dans la pédagogie. C’est donc pour ça que l’on n’est pas assuré par la fédé.

13. Le Cabaret

Décoration : Mesdames Laviolette, Malmendier et Fransolet se chargent de la décoration du réfectoire. Il y a d’ailleurs réunion mardi à 14h chez Laviolette. Pour les tables, des nappes sont disponibles chez Charlier. Il faut aussi amener quelques lampes halogène et les allonges. Des petits pots pour mettre des bougies se trouvent aussi chez Charlier.
Montage : José ainsi que tous les pios qui sont à St Roch commencent le montage à 15h30. Les autres pios rejoignent le groupe dès que possible.
Pour le karaoké, on a besoin d’un PC (Sajou), d’un écran (Linsang) et d’un rétroprojecteur (Doudou ou Ibis). José Delfosse s’occupe de la sono.
Le bar : il se trouvera dans la cuisine et sera géré par chez Fransolet et chez Beauve. Il faut environ 5 personnes dans le bar. Les pios assureront le service aux tables grâce au petit carnet de commande que Pika leur aura fabriqué. Les gens payeront grâce à des tickets achetés préalablement à la caisse. 2 sortes de tickets : des bleus à 0,75€ et des rouges à 1€. Les rouges serviront uniquement aux desserts. Les boissons seront à 2 ou 3 tickets.
Caisse : la caisse est gérée par chez Bousmanne et chez Freymann. En ce qui concerne la chorale, chaque personne recevra 4 tickets (pour 2 boissons) et ne payera pas l’entrée. Les parents des pios ne payent pas l’entrée mais bien les boissons.
Animation : Mr Charlier s’occupe de la chorale, Sajou et Linsang animeront la tombola. Les filles auront vendu les tickets à l’entracte. Pika, Daguet et Palo réalisent une présentation assez courte du projet.
Dessert : Beaucoup de desserts… Des moelleux et un crumble chez Charlier, un cake aux pommes chez Freymann, un gâteau de Verviers chez Fransolet, un misérable chez Robberts, des tiramisù chez Linsang, un flan à la noix de coco chez Goblet fille, un flan aux agrumes et un gâteau au fromage blanc chez Goblet mère, un Savoie chez Ecureuil, un bavarois chez Beauve, un gâteau « surprise » chez Malmendier, des crème chez Palo et une autre surprise chez Pika.
Rangement : la salle est louée pour le samedi à 8h30. Il faut donc ranger tout de suite… Ca ira plus vite si tout le monde s’y met !

14. Vaccins

Madame Fransolet s’est renseignée dans les pharmacies de Theux concernant des réductions pour les vaccins ou le Malarone. Jusqu’à présent seule la pharmacie Boutet a donné réponse : elle nous accorde 10% de réduction (mais max 4€) sur le Malarone. Le Malarone est vendu par boite de 12 et il nous faudra 29 comprimés chacun (1 avant le départ, un chaque jour sur place et encore une semaine au retour). Le plus intéressant est donc d’acheter 5 boites pour 2 : que chacun se trouve un petit copain ou une petite copine pour acheter les boites ensemble (on est 16, il ne devrait donc pas y avoir de problèmes !).

15. Formation sur le choc culturel

Sajou a pris contact avec le SCI (http://www.scibelgium.be) pour qu’on puisse recevoir une formation au choc culturel. La formation dure toute la journée et a lieu à Bruxelles. La date fixée pour le moment est le dimanche 6 avril.
Monsieur Laviolette fait remarquer que les « Iles de Paix » donnent des formations similaires qui durent une demi-journée et ils se déplacent…

16. Divers

Linsang se renseigne concernant l’assurance annulation : que couvre-t-elle exactement ?
Vous trouverez ci-joint un tableau récapitulatif concernant la demande de visa.


Voilà, j’espère ne rien avoir oublié…

A vendredi !

Palo